PDF-asiakirjat
Työmääräin, lasku, vastaanotto- ja luovutuspöytäkirja: milloin ne luodaan, millä kielellä ja missä niitä säilytetään.
Tilauksesta luodaan neljä PDF-asiakirjaa. Ne säilytetään tilauksen sisällä — asiakas näkee ne omalla tilillään.
Asiakirjojen kieli
”Yritys” → lohko ”Asiakirjat” → ”Asiakirjojen kieli”. Yleensä se on sen maan virallinen kieli, jossa yritys raportoi: työmääräimet, laskut ja pöytäkirjat arkistoi ja lukee kirjanpitäjä, ei asiakas.
Vaihtoehto ”Asiakkaan kieli” säilyttää aiemman toiminnan: jokainen asiakirja tulostetaan sen asiakkaan asiointikielellä, jolle se on annettu. Se sopii korjaamolle, joka ojentaa paperin asiakkaalle.
| Asiakirja | Käytettävissä tilasta |
|---|---|
| Ajoneuvon vastaanottopöytäkirja | Auto vastaanotettu |
| Työmääräin | Valmis |
| Lasku | Valmis |
| Ajoneuvon luovutuspöytäkirja | Luovutettu asiakkaalle |
Miten luodaan
- Avaa tilaus ja vieritä lohkoon ”Dokumentit”.
- Paina ”Luo” halutun asiakirjan kohdalla. Näkyviin tulee linkki ”Lataa” ja merkintä, kuka loi sen.
- Jos tilaus muuttui luomisen jälkeen (lisättiin palvelu, muutettiin summaa), asiakirja merkitään ”Vanhentunut” — paina ”Luo uudelleen” ennen luovutusta asiakkaalle.
Laskutustiedot
Lasku ja työmääräin tulostavat yrityksen tiedot osiosta ”Laskutustiedot”: virallinen nimi, Y-tunnus ja ALV-numero, osoite, pankkitiedot. Täytä ne ennen ensimmäistä laskua.
Vastaanotto- ja luovutuspöytäkirjat
Pöytäkirjat ovat yrityksen asetus: valintaruutu ”Luo ajoneuvon vastaanotto- ja luovutuspöytäkirjat” osiossa ”Yritys”. Sen myötä tilaukseen tulevat auton kuntolomakkeet (mittarilukema, polttoaine, varusteet, vauriot) ja kaksi pöytäkirjaa. Samassa paikassa asetetaan ”Takuuehdot”, jotka tulostetaan luovutuspöytäkirjaan.